Privacy verklaring

Algemeen

Dok.Legal kan zijn diensten niet verlenen zonder enkele persoonsgegevens van de gebruikers op te slaan. Wij vinden de bescherming van uw privacy zeer belangrijk en garanderen daarbij ook dat elke vorm van beschikbare gegevens uitsluitend gebruiken voor de door ons gezamenlijk vastgestelde doeleinden.

Wij vinden het erg goed nieuws dat de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG) vanaf 25 mei 2018 van kracht is. Deze Europese Verordening geldt direct en hoeft niet eerst in Nederlands recht omgezet te worden om van toepassing te zijn. Bij Dok.Legal zijn we volledig compliant met de AVG. Daarbovenop proberen we ons op alle mogelijke manieren aan best practises te houden op het gebied van gegevensbescherming. Een privacy verklaring is normaal gesproken nogal droge kost, daarom proberen we deze verklaring zo simpel een leesbaar mogelijk te houden.

Identiteit

Dok.Legal is een handelsnaam en onderdeel van Dok.Works B.V., gevestigd te Amsterdam en kantoorhoudende aan Singel 346a te Amsterdam, te vinden bij de Kamer van Koophandel onder nummer: 71517693.

    088 6 375 275
    connect@dok.legal

Verwerkingen

Er zijn een aantal relevante gegevensverwerkingen die plaatsvinden bij Dok.Legal. Deze worden hieronder op een rijtje gezet.

Ten eerste verwerken we persoonsgegevens om accounts bij Dok.Legal mee te creëren, hiermee zorgen we ervoor dat alleen de juiste personen de bevoegdheid hebben om contracten te genereren. Wij moeten altijd de identiteit van de accounthouder kunnen verifiëren. Hiervoor slaan wij de volgende gegevens op:

  • NAW Gegevens
  • Geboortedatum
  • Geboorteplaats
  • Emailadres
  • Bedrijf/Werkgever

  • Daarnaast slaan we de persoonsgegevens op die onze klanten zelf in contracten verwerken. Wij slaan contracten op in onze contract management tool op onze servers, waardoor wij automatisch deze persoonsgegevens opslaan.

    Gegevens die noodzakelijk zijn voor ondertekening worden ook door ons verwerkt. Deze persoonsgegevens beperken zich tot NAW gegevens, email adres en handtekening. Wij kunnen meer gegevens verzoeken teneinde iemands identiteit met zekerheid vast te kunnen stellen.

    Van bezoekers van onze website slaan we geen persoonsgegevens op. We monitoren klikgedrag om onze website te verbeteren, maar dit gebeurt volledig anoniem. We houden daarnaast geanonimiseerd het aantal individuele bezoekers bij, we gebruiken daarvoor Google Analytics. Van de bezoekers die gebruik maken van demo’s op onze website verwerken wij een email adres, zodat we om feedback kunnen vragen.

    Doelen van verwerkingen

    Wij verwerken persoonsgegevens voor meerdere doeleinden. We gebruiken gegevens om onze website te verbeteren. We verwerken persoonsgegevens om accounts aan te kunnen maken. We verwerken de gegevens die in de contracten gezet worden door onze klanten. We verwerken gegevens om de identiteit van de contractspartijen vast te kunnen stellen. We gebruiken gegevens om elektronische handtekening geldig te maken en ten slotte gebruiken we persoonsgegevens door de contracten op te slaan op onze servers.

    Verwerkingsgronden

    De gronden op basis waarvan we persoonsgegevens verwerken zijn de onderstaande. De verwerking is noodzakelijk om uitvoering te geven aan de overeenkomst die wij met onze klanten sluiten voor het leveren van onze diensten. Daarnaast verwerken we gegevens voor het belang van Dok.Legal dat het belang van de betrokkenen (bezoekers van de website, onze klanten & de wederpartijen) niet schaadt. Denk daarbij aan gebruik van email adres nadat gebruik gemaakt is van een demo.

    Profileren

    Wij voegen geen gegevens samen om een profiel van onze gebruikers op te stellen. Wij hebben geen belang bij noch behoefte aan meer van onze klanten weten dan het noodzakelijke.

    In bepaalde gevallen delen wij persoonsgegevens met derden. Dit is noodzakelijk om onze dienstverlening te kunnen leveren. Het gaat om de volgende gevallen:

  • Evidos B.V voor het afhandelen van de digitale handtekening (eSignature);
  • Mailingpartner voor het verzenden van emails;
  • Quootz B.V voor software ondersteuning

  • Met bovenstaande partijen delen wij het minimale aan gegevens dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening. Bovendien hebben wij met deze partijen een verwerkersovereenkomst gesloten, waardoor deze partijen zeer strikt gebonden zijn in hun bevoegdheden betreffende gegevens van onze bezoekers en klanten. Wij zullen niet uw gegevens verkopen of verhandelen aan derden.

    Verwerkingsregister, inzage en rectificatie

    Wij houden een register bij van alle persoonsgegevensverwerkingen zodat onze bezoekers en klanten te allen tijde middels een toegezonden bestand inzage kunnen krijgen in de gegevens die wij omtrent hen verwerkt hebben. Alle verwerkingen kunnen bij ons opgevraagd worden. Onze bezoekers en klanten hebben daarnaast het recht van rectificatie op het moment dat er onjuiste gegevens omtrent hen door ons verwerkt zijn.

    Recht om vergeten te worden

    Sinds het arrest van het Hof van Justitie van de EU; Costeja Gonzales vs. Google Inc. bestaat er uiteraard het recht om vergeten te worden. Dit recht is nogmaals verankerd in de nieuwe privacyverordening, het is echter niet absoluut en zal afgewogen moeten worden tegen andere belangen. Waar mogelijk zullen wij het altijd honoreren en terstond gegevens verwijderen. Wij kunnen alleen nooit gegevens uit contracten verwijderen. De inhoud van contracten staat na afronding vast en niemand kan de inhoud achteraf aanpassen, lijkt ons wel zo wenselijk. Hetzelfde geldt uiteraard voor de ondergetekenden van de contracten. We kunnen wel altijd accounts op het eerste verzoek verwijderen.

    Wij kunnen verzoeken tot het wissen van gegevens niet honoreren wanneer we moeten voldoen aan een wettelijke bewaartermijn, zoals in het geval van financiële administratie. We zullen altijd de toegang tot deze gegevens zo veel mogelijk beperken en anonimiseren dan wel pseudonimiseren waar mogelijk.

    Na het aflopen van een abonnement bij Dok.Legal zullen wij u altijd aanbieden alle contracten toe te sturen en alle informatie omtrent uw persoon en account te verwijderen. U kunt er uitdrukkelijk voor kiezen ons de gegevens te laten behouden voor het geval u van zins bent de account later weer te activeren.

    Klachten

    Iedereen heeft het recht zich met klachten te wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens. Daarnaast zouden we het zeer op prijs stellen als klachten zo snel mogelijk bij Dok.Legal gemeldt worden, zodat wij onze processen kunnen verbeteren.

    Beveiliging

    Onze servers staan fysiek opgeslagen op een beveiligde locatie met zeer beperkte toegang. Alle verwerkte persoonsgegevens worden in Nederland opgeslagen.

    Cookies

    Om onze diensten te verlenen maken wij (minimaal) gebruik Cookies. Voor de website worden de volgende Cookies gebruikt:

  • Google analytics, om het klikgedrag op de website te analyseren.
  • gStatic, voor het beschikbaar maken van static content, fonts & icons.

  • Updates

    Deze privacy verklaring zal van tijd tot tijd geupdate worden vanwege veranderende wetgeving en voortschrijdend inzicht. Het kan daarom geen kwaad om af en toe een kijkje te nemen, behalve dat de tijd die daaraan besteed wordt nooit meer terug te winnen is.